Blogg

25 mar 2021

6 måter du kan effektivisere arbeidsplassen på

/
Publisert av

Starter du ofte dagen med en liste over gjøremål og har ikke fått gjort noen av gjøremålene når dagen er omme?

Mange opplever at tiden er for knapp ift. antall gjøremål, konsekvensen blir ofte stress, dårlig samvittighet og lange arbeidsdager.

Mange mener at årsaken til egne problemer skyldes alle andre. Men du kan gjøre mange forbedringer av ditt eget arbeid, forbedringer som verken tar mye tid eller krever store investeringer!

Det handler om å:

  • få oversikt og kontroll med arbeidet
  • ha det du trenger når arbeidet skal utføres
  • planlegge og prioritere det som faktisk skaper verdi og er viktig,
  • avklar det uavklarte hvis oppgavene ikke er tydelig definert
  • fjern all sløsing og unødvendige oppgaver og lever «godt nok» det som ikke kan unnlates å gjøres.
  • gjøre det nå, kun en gang og riktig første gang.

1.Fjern rotet

Rot er det virvaret som møter deg hver dag på arbeidsplassen. Om det er papirbunken, tidsskrifter og innboksen på kontoret eller verktøy, kapp og avfall i produksjonen. Alt vi tar vare på fordi vi tror at vi får bruk for det en dag eller alt vi ikke rydder og kaster fordi vi ikke har tid. Til slutt merker vi ikke at det er der!

Ta en kritisk gjennomgang og kast eller fjern alt du ikke bruker, arkiver digitalt alt du kan organisere i egne mapper og filer, kast rot og søppel.

2. Gjør det rutinemessig

Det du nå sitter igjen med prioriterer du ift. hva som haster mest.

Rydd opp i ikke avsluttede oppgaver, disse oppgavene skaper stress og dårlig samvittighet. Sett av tiden som kreves og vurder om oppgaven er fortsatt er relevant og viktig (er det noen som venter på resultatet?) hvis ikke dropp det eller kan noe delegeres til andre?

3. Organiser

Organiser arbeidsplassen, sørg for at det du har behov for er tilgjengelig når du trenger det, alt har sin faste plass som er oppmerket og sett det tilbake på plass etter bruk.

Arkiver dokumenter i organiserte mapper med filnavn som er enkle å søke opp med versjonsangivelse.

4. Gjør det nå

Gjør det første gang du tar i det eller leser noe, ikke kast bort tid på å ta vare på eller legg noe til side hvis du likevel aldri vil komme til å se på det igjen. Bruk tiden på det du faktisk vil gjøre noe med og gjør det nå, da unngår du et nytt skipper-tak med å rydde og kaste rotet.

5. Planlegg og visualiser

Mange tenker at planlegging kun gjelder store prosjekter og oppgaver og glemmer at det også gjelder daglig eget arbeid. Stress kan være et symptom på at du ikke har oversikt og kontroll og at du knapt har tid til å gjøre det som er viktig.

  • sett av tid regelmessig for å gå gjennom gjøremålene
  • sett frister for når de skal være løst i kalenderen
  • få konkretisert eventuelle uklare behov eller forespørsler slik at du ikke sløser bort tid på unødvendige oppgaver som ikke skaper verdi

Da får du en realistisk dagsplan, samt en ukeplan/utkikksplan som gir kontroll og oversikt ift. prioritering, avhengigheter og frister frem i tid.

Lag deg enkle hjelpemidler med bruk av kalenderfunksjonen. Ikke bare for å booke møter, men også for å angi ulike gjøremål med estimert tid. Bruk farger for å kategorisere ulike gjøremål slik at det gir deg enkel og rask oversikt i kalenderen.

6. Møtestruktur

Mange opplever at mye tid medgår til digitale møter med Teams og Zoom som kalles inn ad-hoc, det er blitt enkelt å kalle inn til digitale møter så fort noen ser at det er en åpning i kalenderen. Dette kan skape utfordringer med å få gjort de andre gjøremålene som var planlagt, konsekvensen blir at disse oppgavene skyves til tidspunkt utenfor kjernetiden.

Bli enig med de du deler kalender med hvordan dere angir tid som er ledig for møter og angivelse av andre oppgaver i kalenderen. Da vil du både klare å planlegge egen tid og andre ser hvilke tidspunkt du er ledig for møter eller andre henvendelser.

 Ønsker du å lære mer? Se vårt kursoversikt her!

Skrevet av Gjermund Lien.