Blogg

6 sep 2018

Form og innhold, høna eller egget?

/
Publisert av
Vi oppfatter at det for tiden er mange som jobber med å lage styringssystem. Og de er det ikke vanskelig å fylle med innhold. Vi renner over av beskrivelser, prosedyrer, skjemaer og vedlegg.  Å ansvarliggjøre lederne, definere form, lage klare definisjoner på innhold – og skape forståelse for dette i organisasjonen – letter innføringen.

Som regel er det en eller en gruppe som får ansvaret for å gjennomføre prosjektet «innføring av styringssystem». Vårt beste råd er å legge en god plan for dette som inneholder et antall workshops for å hente gode erfaringer ut av de ansatte i organisasjonen.  Hver enkelt workshop må innledes av den ansvarlige lederen for den prosessen som skal diskuteres. Lederen må være tilstede hele tiden, bidra som gruppedeltager, stå bak initiativet og kommunisere ledelsens vilje med innføring av styringssystem. Og skulle lederen for prosessen ikke ha anledning til å delta, så må workshopen avlyses. Signalet til organisasjonen om at det er greit at lederen ikke deltar er at innføring av styringssystem ikke er viktig nok til å bli prioritert. Og det setter innføringen tilbake.

Form og innhold er enklere diskusjoner. Bestem et format som skal gjelde. Jo flere figurer, bilder, flytdiagrammer osv som brukes, jo bedre. Vi ser ikke sjelden at det brukes mye tekst. Det finnes bare en ting som er kjedeligere enn å skrive langt – og det er å lese det. Hemingway skrev en gang et langt brev til sin kone og avsluttet det med «beklager at dette brevet ble så langt. Hadde jeg hatt bedre tid, hadde det vært mye kortere».

Innhold bør begrenses til en side. Det er som å koke kraft. En starter med bein, krydder og mye vann, og så lar man dette reduseres ned til kanskje bare en tidel av det opprinnelige. Så ved å tvinge alle til å skrive kort, blir innholdet presist, konsist og så effektivt som mulig for de som skal lese det, forstå det og sette det ut i livet.

Det stoffet som skal presenteres i et styringssystem, er de kravene som organisasjonen stiller til sine ansatte om hvordan arbeidsoppgavene utføres, hvordan de dokumenteres og hvordan de forbedres. Så et styringssystem uttrykker krav. Men på grunnlag av disse kravene lages det mye dokumentasjon. Hvor skal vi gjøre av det? Et eksempel: i styringssystemet settes det krav til at det skal utføres egenkontroll. Det ligger ved en mal for dette. Så brukes denne malen og vi får dokumentert egenkontrollen. Men den ferdige dokumentasjonen skal ikke inn i styringssystemet. Derfor bør det også stå i styringssystemet hvor «resultatdokumentasjonen» skal lagres.

Følger man disse enkle kjørereglene, kan en nå laget et fint styringssystem. Hvis organisasjonen da også følger opp med opplæring, ledelsesrevisjoner, forbedringer og god bruk av avvikssystemet, så er forutsetningene lagt for et vellykket prosjekt.