Blogg

6 feb 2018

Lean innenfor administrasjon og tjenester

/
Publisert av

Lean kan brukes i alle bransjer og avdelinger, også innenfor administrasjon og tjenester. Du kan bruke mange av de samme verktøyene og metodene, men du vil bruke det på en annen måte dersom du jobber på et kontor kontra om du jobber på et lager eller på et byggeprosjekt.

Jobber du i stab eller har en form for støtte-rolle er det vel så viktig å se på prosessene dine, vite hvem som er kundene dine og hva du kan forvente av de – og hva de kan forvente av deg.

Leankurset innenfor administrasjon og tjenester vil du lære å bruke verktøy som gjør deg i stand til å jobbe med forbedringer på din arbeidsplass, i din bransje. Du vil lære om Lean lederskap og kommunikasjon og få mer fokus på kundeforholdene dine. Du vil lære å jobbe med kontinuerlig forbedring som vil gjøre deg og din arbeidsplass mer rustet for konkurranse.

«Veldig faglig dyktig, rolig og behagelig kursinstruktør med tanke på mye nye begreper, metoder og teknikker. Gode oppgaver for å tilegne nytt stoff på en lærerik måte. Også veldig bra at vi kunne relatere det til egne utfordringer og ta det arbeidet med hjem.» – Kursdeltager på kurset Lean innenfor administrasjon og tjenester desember 2017

Effektivisering av prosesser, ikke mennesker
Mange jobber med å forbedre sin egen arbeidshverdag (prosess), men med Lean er vi mer opptatt av å se på prosessene i helhet for å fjerne sløsing. For eksempel en ansettelsesprosess kan vanligvis ta 6 måneder fra en leder bestemmer seg for å få inn en ny medarbeider til vedkommende er på plass. Av de 6 månedene så vil vi typisk se at det er kun 10-14 timer verdiskapende aktivitet der vi jobber direkte med rekrutteringen. Så hvorfor tar det da så lang tid? En rekrutteringsprosess har mange aktiviteter og personer involvert på veien, slik som leder, HR og mulige ansatte. Hvis vi tegner ned prosessen vil vi se at det er mye venting mellom aktivitetene. Hensikten her er å fjerne eller redusere denne ikke verdiskapende aktiviteten. Ved å ha fokus på prosessen og forbedre den, er det ikke uvanlig at man minst halverer tiden for rekruttering uten av det krever noe merarbeid eller har mindre kvalitet. Standardisering av for eksempel stillingsutlysninger kan også være med på å forkorte prosessen. Vi er opptatt at man skal jobbe smartere, ikke raskere.

Kunder
Kundebegrepet kan ofte beskrives som de som betaler for en vare eller tjeneste. Men vi har en litt annen definisjon: En kunde er en som venter på resultatet av ditt arbeid.

Det betyr at også dine kollegaer er dine kunder, og du er deres kunde. For eksempel er alle medarbeidere kunder av lønnsavdelingen. Og produktet til lønnsavdelingen er lønn. En som jobber på lønnsavdelingen er avhengig av at medarbeiderne oppgir korrekt informasjon (timeantall, ferie osv) for at de skal gi korrekt lønn. Altså er lønnsavdelingen kunde av deg fordi du må gi de korrekt info for at de skal kunne produsere. Og du er kunde av de fordi du mottar lønn. Tenk derfor nøye på hvordan du gir fra deg informasjon til dine medarbeidere for å gjøre hverdagen enklere for dem. Tenk at du er en del av en større prosess i alt du gjør.

Kommunikasjon
En utfordring vi stadig ser igjen hos bedrifter er mangel på kommunikasjon. Dersom du skal levere fra deg et produkt er det vesentlig å vite i hvilken form mottager ønsker produktet. Et trykkeri som skal hjelpe deg med en trykksak har behov for å motta en fil i et spesielt format som f. eks. PDF. Da er blir det feil dersom du leverer de en word-fil. Utfordringer blir da at du får beskjed om å sende dokumentet på nytt, som resulterer i omarbeid for deg og tidssløsing for begge parter.

Et annet eksempel kan være levering av et stort dataprogram. Selv om du som programmerer har levert lignende løsninger tidligere, kan det hende denne kunden har helt andre behov enn forrige. Da er det dumt å ha jobbet med et produkt i mange måneder hvis du ender med å levere noe som ikke er optimalt for den nye kunden.

Spør alltid en kunde hvordan de ønsker å motta et produkt, enten det kun er en liten rapport eller et helt kvalitetssystem for en stor bedrift.

Lean-verktøy
For deg som jobber i stab eller på kontor er det mange ulike verktøy du kan ha behov for. A3, prioriteringsvindu og 5S for å nevne noen. 5S for eksempel er et verktøy som brukes mye på lager og verksteder, men som kan være like nyttig på kontor. Å ha et godt kontor layout kan effektivisere hverdagen din. Hvor har du utstyret du bruker hver dag og hvor har du det du bruker innimellom? Hvor ligger ark til printeren, hvor ligger designmanualen og hvor ligger HMS-forskriftene?

De tingene du brukes mest bør ligge nærmest, og de tingene du ikke brukes hver dag men kanskje er ekstremt viktige dersom noe uheldig skulle oppstå, må du vite hvor er den dagen du trenger det. Spesielt de viktigste tingene bør ligge et opplagt sted for dine kollegaer dersom det skulle skje deg noe. 5S handler som å sortere, systematisere, skinne (er alt i stand, må noe erstattes?), standardisere og sikre at standarden blir fulgt opp. På kontor kan dette handle like mye om en god mappestruktur på PC-en som de fysiske tingene du jobber med til vanlig.

Les mer om innholdet på kurset Lean innenfor administrasjon og tjenester eller meld deg på her