Blogg

15 apr 2013

De vanskelige forbedringene

/
Publisert av

Hver dag gjøres det forbedringer i norske bedrifter.  De fleste har et program for å jobbe med forbedringene. Utgangspunktet er de prosessene vi har og de er ofte der fordi vi har den historien vi har, de kundene vi har hatt og de avdelingene vi har hatt.  Og de vanskeligste forbedringene å gjøre er de som kan ligge rett foran øynene våre.

Forbedringer er snart en integrert del av hverdagen for mange. Små og store forandringer til det bedre gjøres – aller helst uten å tenke videre over det. Forbedringsarbeid har blitt institusjonalisert. Arbeidsoppgavene gjøres litt bedre og mengden output kan økes uten at det påvirker kvalitet, sikkerhet eller at vi må løpe fortere.

Men ofte når vi er ute og jobber kommer vi over prosesser som enten er sammensatte uten at noen har tilsyn med helheten eller prosesser som ingen etterspør (lenger). Dette er prosesser som det er vanskelig å jobbe med internt.

Det å ha noen som har oversikt over og ansvar for hele prosesser er helt nødvendig. Slike kalles ofte for en prosesseier. Prosesseierne eier beste praksis og har ansvar for å beslutte, iverksette og videreutvikle prosessen som vedkommende har ansvar for. Dette krever musikalitet i utøvelsen av ansvaret. Medarbeiderne skal inkluderes og linjeorganisasjonen brukes som instrument. Det finnes en del som er gode i sin rolle, mens andre finner det mer komplisert å navigere i dette landskapet. Men det er viktig at prosesseiere utpekes og får anledning til å fylle sin rolle. Hvis ingen har et overordnet ansvar for hele prosessen vil hvert steg i prosessen bli best mulig for den som utfører og forbedrer sin del av oppgaven. Da suboptimaliserer vi i stedet for å forbedre prosessen som sådan.

Den andre typen prosesser som det er vanskelig å jobbe med – prosesser som ingen egentlig etterspør (lenger) – krever enda et perspektiv. Evnen til å tørre å stille spørsmål ved om den prosessen som finnes faktisk behøver å være der i det hele tatt kan både opprøre og ødelegge forestillinger om hver enkelts verdifulle arbeid. Men unnlater vi å stille spørsmål ved alle prosesser og fjerne de som det ikke er etterspørsel etter, så gjør vi alle en bjørnetjeneste. Kunsten er å kunne gjøre denne typen viktige forbedringer på rett måte, sånn at ressursene kan brukes til å gjøre andre, og mer verdifulle oppgaver i stedet.

Å unnlate å gjøre forbedringer også på denne typen prosesser er på kort sikt veldig behagelig. På lang sikt er det – ikke noe.