Blogg

10 feb 2013

En folkesykdom med kjent vaksine – som ikke brukes

/
Publisert av

Et Googlesøk på kombinasjonen «gå, gjennom og rutiner» gir ca 800 000 treff. Finnes det virkelig så mange dårlige rutiner eller er det noe annet galt?

Hver gang noe fanger offentlighetens interesse – og da har noe allerede gått galt – er svaret fra de impliserte at de skal gjennomgå sine rutiner. Med dette mener de sannsynligvis «for å hindre at noe lignende skjer igjen». Og de sakene som havner i Googlesøket er bare de som omtales offentlig. Det er grunn til å tro at bedrifter flest også har interne saker som gjør at de sakene vi hører om kun representerer toppen av et enormt isfjell av «rutiner som ikke virker».

Jeg våger påstanden om at de fleste rutinene er i orden. Selvfølgelig kan rutiner være kompliserte, ikke dokumenterte, feil eller ha forskjellige andre mangler. Men jeg tror den viktigste enkeltårsaken til dette problemet  er manglende kontroll av hvordan bruken av de eksisterende rutinene er sammen med manglende krav om forklaring på hvorfor ikke rutinene brukes når dette oppdages.

Dette er en type oppfølgingsoppgave som sjelden gjøres. Oppfattes de som kjedelige? Gir det større prestisje å slukke brann enn å forhindre at den oppstår? Er det en utålmodighet i organisasjonene som gjør at det kun er fokus på fremtiden? Er det grådighet der så mange hjørner som mulig kuttes for å oppnå laveste pris? Er det bedriftens belønningssystemer som fokuserer innsatsen i en annen retning? Er det ren og skjær feighet eller for ubehagelig? Er det uklart hvem som har ansvaret? Eller hva er det?

Så da kaster vi en variabel til inn i regnestykket. Avviksmeldinger. Alle bedrifter sier de er opptatt av å lære av feil og legger store ressurser inn på å få ansatte til å melde fra. Jeg har til gode å oppleve en ansatt som går på jobben for å sabotere, og lojalt meldes avvik inn i systemet. Men når ingenting skjer med det som meldes inn, går det galt igjen.

Problemstillingen knyttet til avvik er parallell med problemene knyttet til rutinene over. Det synes ikke som at det oppfattes som viktig å jobbe med disse sakene, mulighetene til læring og små korreksjoner i metoder og praksis utnyttes ikke. Vi velger bevisst å vente til noe har gått ordentlig galt før vi tvinges til å gjennomføre et stort tiltak.

I bilene har vi varsellys som varsler oss når noe holder på å gå galt. Lyser oljelampen, så fyller vi på olje. Dette vet vi. Unnlater vi å ta hensyn til dette varselet, så går bilen i stykker hvis vi fortsetter å kjøre. Så da må vi kjøpe ny motor. Og hvis noen spør hvordan dette kunne skje, hva svarer vi da? At vi skal gå gjennom våre rutiner for bilhold?

Rutiner er tatt frem som hjelp til alle ansatte og fordi en bedrift setter krav til hvordan produkter og tjenester skal lages. Avvik hjelper organisasjonen til å vite når noe er litt ute av kontroll. Ved å faktisk sørge for etterlevelse av rutiner og å ta avvik på alvor, vil enhver organisasjon bli bedre dag for dag. Da kan det hende at de slipper å måtte stå skolerett ovenfor media, eiere eller sine egne ansatte og forklare hvorfor det gikk så galt igjen.